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その作業、仕組みにすると
その作業、仕組みにすると
こう変わります
お客様への返事、見積書づくり、月末のまとめ、書類の書き写し。毎日の場面ごとに、どこまで機械に任せられるかをまとめました。気になる場面の画面を押すと、その場で動きを試せます。
お客様からの問い合わせ・予約
よくある質問への返事や予約の受付を、LINEやフォームで自動にします。
こんなお困りごとに
- 同じ質問に、毎回手で返信している
- 予約の日時を決めるのに、何往復もやり取りしている
- 急ぎの問い合わせを見落としてしまうことがある
仕組みにすると
- LINE公式アカウントの自動返信と、空いている日時からの予約受付
- 予約の前日に、お知らせを自動で送る
- フォームの問い合わせを種類と急ぎ度で振り分け、担当者に知らせる
- 業者さんとのLINEの連絡を、案件ごとに整理する
見積書・在庫・シフトの作業
ふだんお使いの表（Googleの表計算）や申し込みフォームに、自動の仕組みを足します。
こんなお困りごとに
- ひな形に1件ずつ書き写して、見積書や請求書を作っている
- 在庫を紙に書いてから、あとでまとめて入力している
- 毎月のシフト表づくりに、何時間もかかっている
仕組みにすると
- 見積書・請求書を一覧からまとめて作り、番号付けや税率ごとの計算も自動に
- スマホで入出庫を記録し、発注の候補と発注書を作る
- 満席の回は自動で締め切る予約受付
- 希望休や連勤の上限を守ったシフト表の自動作成
売上や入金のまとめ作業
毎月くり返す集計や照合を、ボタン一つ・ファイルを置くだけで終わるようにします。
こんなお困りごとに
- 店ごとに形の違うExcelを、毎月手で貼り合わせている
- 入金の明細と請求の一覧を、目で見比べている
- 同じお客様が名簿に何度も出てきて、数が合わない
仕組みにすると
- 店舗ごとのデータを1つの表にそろえ、月次レポートとグラフにする
- 売上や目標の達成率を、一覧の画面で見られるようにする
- 入金と請求を自動で照合し、決められないものだけ人に回す
- ばらばらの名簿から、同じお客様をまとめる
紙の書類や録音の書き起こし
紙やPDF、録音から、手で打ち直していた内容を読み取ります。最後は人の目で確かめられる形にします。
こんなお困りごとに
- レシートや請求書を見ながら、Excelに手で入力している
- 取引先ごとに形の違う注文書を、1枚ずつ打ち込んでいる
- 会議の議事録づくりに時間がかかる
仕組みにすると
- 書類の画像を読み取り、確認の画面を通してからExcelにまとめる
- 注文書PDFを読み取り、合計の食い違いや二重の取り込みを止める
- 会議の録音を文字にし、決定事項と宿題（担当・期限）の議事録にする
- 読み取りに自信がない所は、印を付けて人の確認に回す
文章づくりと社内の調べもの
AIを「試しに触ってみた」で終わらせず、毎日の仕事の中で使えるようにします。
こんなお困りごとに
- AIを使ってみたいが、どの仕事に使えばよいか分からない
- 商品説明やSNSの文章を、1件ずつAIに貼り付けて作っている
- 社員に使ってほしいが、情報の扱いが心配
仕組みにすると
- 商品説明文やSNS投稿文をまとめて作り、字数や使えない表現を自動で確かめる
- やることを書いた文章から、作業の分け方と予定表を作る
- 社内の資料から、資料の名前を添えて質問に答える
- 社員向けの研修の教材と、AIを使うときのルールのひな形
- AIに渡す情報を絞り、名前などの個人情報は送らない作り方
パソコンでのくり返し操作
毎日パソコンの画面でくり返している入力や登録を、自動で進める仕組みにおまかせできます。
こんなお困りごとに
- 管理画面で、検索・除外・登録を毎日手でくり返している
- ネットのページを1つずつ開いて、情報をコピーしている
- 商品画像の大きさや余白を、1枚ずつ直している
仕組みにすると
- 管理画面の操作を自動にし、途中で止まっても続きからやり直せる
- ネットに載っているお店の情報を集め、重なりをまとめたリストにする
- 決めた商品の値段と在庫を見回り、変わったら知らせる
- 商品画像の大きさや余白をそろえて、登録用のファイルを作る
大切にしていること
安心してお任せいただくために
- お渡しする前に、動きと文章を人が確かめます作るときはAIも使って手早く進めますが、お渡しする前に、すべての動きと文章を人の目で確認します。
- お客様の情報は慎重に扱いますお客様の情報は、学習に使われない有料のAIサービスでだけ扱います。AIに渡せない情報は、ダミーのデータで仕組みだけを作ります。
- 御社のデータで試してから調整しますAIの読み取りや判定の精度は、データによって変わります。実際の精度は御社のデータで試してから、一緒に調整します。
- 迷う結果は、人が見直せる形に自信のない結果には「要確認」の印を付けて、人が見直せるようにしています。